Archivo y gestión documental
Cuarenta mil cajas y la única pregunta que importa es dónde está una
Un archivo se sostiene en dos cosas: un cuadro de clasificación que alguien respeta y una signatura que dice en qué estante está la caja. Todo lo demás es consecuencia de esas dos.
Describir lo que necesitoPor qué un gestor de ficheros no es un archivo
La descripción y la ubicación son dos cosas distintas
Qué es un expediente y dónde está físicamente no se guardan igual. Si se mezclan, mover una estantería obliga a reescribir descripciones y el fondo pierde su orden intelectual.
Lo que sale tiene que volver
Un expediente prestado a un departamento desaparece durante meses. Sin registro de quién lo tiene y desde cuándo, el archivo se vacía poco a poco y nadie sabe cuándo empezó.
Lo que cuesta montarlo en un servicio de archivo
Un servicio de archivo o una empresa de gestión documental pequeña son entre dos y diez personas, y ahí el estimador deja esta horquilla.
Cuéntanos cómo está ordenado tu fondo
Describe tu cuadro y cómo controlas las salidas: al enviarlo verás el esquema de lo que montaríamos.
Dos preguntas
¿Puedo reorganizar el depósito sin tocar las descripciones?
Sí, y es la razón de separarlas: la ubicación se cambia en bloque cuando se mueve una estantería y la descripción de cada unidad se queda intacta, con el traslado registrado.
¿Decís vosotros cuánto hay que conservar cada serie?
No. El plazo lo fija vuestra organización con su criterio y su asesoría; nosotros montamos la pantalla que lo guarda y avisa. Nada de lo que afirme nuestra web sustituye a esa decisión.