Gestión documental
Hay cuatro versiones del mismo plano y la que está en obra es la de febrero
El problema de los documentos nunca es guardarlos: es saber cuál de los cinco que hay es el bueno, y que el que lo necesita a las siete de la mañana pueda abrirlo sin llamar a nadie.
Describir lo que necesitoPor qué la unidad compartida deja de servir a los dos años
Una carpeta no sabe de qué cliente es
El documento que vive en una ruta de carpetas depende de que todos nombren igual. Colgado de la ficha del cliente, de la obra o de la máquina, se encuentra por donde la gente lo busca de verdad.
Si la versión vieja se puede abrir, se abre
Mientras las tres versiones tengan el mismo aspecto en una carpeta, alguien imprimirá la que no toca. Sólo una puede estar marcada como vigente, y las demás tienen que verse como lo que son.
Lo que cuesta ordenar los documentos
Como módulo cabe en un alcance de uno y sale razonable. El trabajo de verdad es el primer volcado de lo que ya tienes, y eso se mide en gigas y en lo ordenado que esté hoy, no en pantallas.
Cuéntanos dónde viven hoy tus documentos
Dinos qué tipos manejas, cuántos sois y qué se te pierde más. Te devolvemos el esquema de pantallas con su horquilla de precio.
Lo que nos preguntan sobre los documentos
¿Se puede buscar por lo que pone dentro del PDF?
Sí, se indexa el contenido y se busca por texto, incluso en los escaneados si tienen calidad suficiente. Con papel antiguo y fotocopias torcidas, conviene no prometerse milagros.
¿Podemos seguir usando nuestras carpetas?
Se puede dejar una vista en forma de carpetas para quien la eche de menos, pero el sitio de verdad del documento es la ficha. Si manda la carpeta, en seis meses estamos como al principio.