Uno o varias
Cinco aplicaciones buenas pueden ganarle a un sistema único, hasta cierto punto
Cada una hace lo suyo mejor que cualquier módulo de un todo en uno, cuestan poco y se cambian sin drama. El punto en que dejan de ganar es concreto y se reconoce: cuando el mismo dato tiene que estar bien en dos sitios a la vez.
Describir lo que necesitoDónde se rompe el montaje de varias
El dato duplicado siempre acaba discrepando
El cliente está en la herramienta de ventas y en la de facturación, y alguien cambia la dirección en una. A partir de ahí hay dos verdades y ninguna forma de saber cuál es la buena sin preguntar a una persona.
La pregunta que cruza dos herramientas no se puede contestar
«¿Cuánto hemos ganado con este cliente contando las horas y las compras?» necesita datos de tres sitios. Con herramientas sueltas la respuesta se monta a mano en una hoja una vez al trimestre, que es como no tenerla.
Lo que cuesta juntar el núcleo
El importe de aquí abajo es el de construir el núcleo —lo que comparte dato y por eso tiene que estar junto— y dejar conectado lo demás. Y si al hacer la lista resulta que tus herramientas casi no comparten dato, la respuesta correcta es quedarte como estás: un sistema único sin datos cruzados sólo añade trabajo.
Dinos qué herramientas usas hoy
Haz la lista y marca dónde está repetido el mismo cliente o el mismo artículo. Esa lista es el mapa de lo que conviene juntar.
Dos objeciones al sistema único
¿No es mejor usar la mejor herramienta de cada cosa?
Lo es mientras cada cosa sea independiente de las demás. Deja de serlo cuando comparten dato, porque entonces el coste de mantenerlas sincronizadas supera a lo que cada una aporta de más, y además ese coste lo paga una persona con su tiempo.
¿Hay que renunciar a las que ya funcionan bien?
No, y suele ser un error. Lo habitual es dejar las que viven bien solas —la firma de documentos, el correo, el soporte— y juntar sólo el núcleo donde el dato se repite. Juntarlo todo porque sí sale caro y no mejora nada.