Agencias y estudios
Facturas por proyecto y no sabes cuál de ellos te está costando dinero
Un presupuesto cerrado es una apuesta: dijiste cuarenta horas y llevas setenta. Lo sabes al final, cuando ya está entregado y el margen se ha ido. La única forma de verlo antes es que las horas que imputa tu equipo y lo que presupuestaste vivan en la misma pantalla, y eso casi nunca pasa porque son dos herramientas distintas que nadie cruza.
Describir lo que necesitoEl plan del día de un estudio
Lo que tiene de propio vender trabajo por encargo
Tu inventario son horas y caducan cada día
Una hora que tu equipo no dedica a nada facturable no se guarda para la semana que viene: se pierde. Por eso lo que hay que vigilar no es la facturación del mes sino cuánto de la capacidad del equipo acabó dentro de un proyecto cobrable. Es un número incómodo y es el que explica por qué un año con mucho trabajo puede cerrar mal.
El alcance se mueve y nadie lo apunta
El cliente pide «un cambio pequeño» siete veces y ninguna de las siete entra en un presupuesto. Si esas peticiones no quedan registradas contra el proyecto en el momento, al facturar no hay forma de defender el extra y se regala. No es un problema de carácter: es un problema de que no hay dónde apuntarlo en dos segundos.
La carga no está repartida y se ve tarde
Tres proyectos que necesitan a la misma persona la misma semana es un retraso garantizado, pero sólo se descubre cuando ya es esa semana. Ver la carga por persona con unas semanas de antelación es lo que permite mover una entrega antes de prometerla, que es la única vez que mover una entrega sale gratis.
La cuota para una agencia
La mayoría de las agencias y estudios que preguntan por esto están por debajo de diez personas, que es donde más duele no tener el dato: con poca gente, un proyecto que se desvía se nota en el mes. Con varios módulos, el estimador da esta horquilla. Una agencia de treinta personas con varias cuentas grandes sube un tramo.
Cuéntanos cómo presupuestas y cómo facturas
Por horas, cerrado, con iguala o una mezcla: eso es lo que define el sistema que necesitas. Escríbelo aquí y al enviarlo tendrás el esquema de módulos y la cuota en pantalla, sin esperar a que nadie te llame.
Lo que preguntan las agencias
Mi equipo no rellena los partes de horas. ¿Esto lo arregla?
Lo arregla el diseño, no el software por sí solo: si imputar cuesta más de unos segundos y hay que salir de donde se está trabajando, no se hace. Por eso la hoja de horas se construye pegada a las tareas, de modo que imputar sea marcar sobre lo que ya tienes delante. Aun así, hace falta que la casa lo pida; eso no lo pone un programa.
¿Sirve para igualas y no sólo para proyectos cerrados?
Sí, y conviene que lleve las dos porque casi ninguna agencia tiene sólo una. Una iguala se controla distinto —horas consumidas del bono contra las contratadas al mes— y esa lógica se construye tal y como la tengáis pactada, que es siempre un poco distinta de la de al lado.
¿Y si ya usamos una herramienta de tareas?
Se puede conectar si deja, y entonces esto aporta la capa que a esas herramientas les falta: presupuesto, horas y rentabilidad. Lo que no recomendamos es duplicar las tareas en dos sitios, porque acaba desactualizándose uno de los dos y nadie sabe cuál es el bueno. Mejor decidir dónde viven y respetarlo.
¿Podemos darle acceso al cliente?
Se le puede abrir una vista con el estado de su proyecto y lo entregado, que suele reducir los correos de «¿cómo va?». Lo que no conviene casi nunca es enseñarle las horas imputadas: convierte cada conversación en una negociación sobre el parte y no sobre el trabajo. Se decide qué se enseña y se construye así.