Asesorías y despachos
El programa de contabilidad lo tienes. Lo que no tienes es el de llevar el despacho
Los asientos ya los haces con algo. El problema está encima: saber qué cliente no ha mandado todavía las facturas del trimestre, cuál lleva dos meses sin pagarte, qué modelos vencen el día veinte y quién de tu equipo los tiene a medias. Eso no es contabilidad: es la gestión del despacho, y casi siempre vive en correos y en la cabeza del socio.
Describir lo que necesitoContabilidad y facturación, las dos de verdad
Lo que distingue a un despacho de cualquier otra empresa de servicios
Trabajas con el calendario de otro
Las fechas no las pones tú: las pone la Agencia Tributaria, y son las mismas para todos tus clientes a la vez. El veinte de cada mes no es una fecha de entrega, es un muro. Un sistema para un despacho tiene que estar organizado por vencimiento fiscal y por cliente, no por proyecto, porque la unidad de agobio es «el trimestre de los ciento veinte».
Dependes de que te manden cosas
No puedes avanzar hasta que el cliente suelte las facturas, el extracto o el certificado. Perseguir eso por correo es el trabajo invisible que se come las horas facturables del despacho. Que el sistema sepa qué falta de quién y lo reclame solo cambia la economía del mes entero.
El cliente pregunta cosas que ya están escritas
«¿Cuánto me sale este trimestre?», «¿me mandaste la factura?», «¿qué me falta?». Son preguntas cuya respuesta ya está en tu sistema, y cada una cuesta una llamada. Un portal donde el cliente lo vea convierte esa interrupción en algo que resuelve él solo, a la hora que quiera.
Qué cuesta para un despacho
Un despacho con cartera suele estar entre diez y cincuenta personas contando contables, laboral y fiscal, y ése es el tramo de partida. Con varios módulos, el estimador deja esta cuota mensual. Si sois tres y lleváis cuarenta empresas, bajad un tramo en el formulario y veréis vuestra cifra al momento.
Cuéntanos cómo lleváis el despacho
Describe cuántos clientes lleváis, cómo os repartís el trabajo y qué se os atasca cada trimestre. Al enviarlo ves el esquema completo en pantalla y tu descripción llega a nuestro equipo.
Dudas de asesorías y despachos
¿Sustituye al programa contable que ya usamos?
Puede, pero no hace falta y muchas veces no conviene de entrada. Lo habitual es montar primero la capa de gestión —cartera, calendario, documentación pendiente, portal— y dejar la contabilidad donde está. Si más adelante queréis traerla aquí, se trae; pero cambiar las dos cosas a la vez es la forma más rápida de que el equipo se rebele.
¿Presenta los modelos a la Agencia Tributaria?
Lo honesto es decir que la presentación la seguís haciendo vosotros por los cauces oficiales. Lo que hace el sistema es que no se escape ninguno: saber qué modelo toca de qué cliente, quién lo lleva, si está la documentación y si se presentó. La vigilancia es lo que falla en un despacho, no el trámite.
¿Los clientes pueden subir sus facturas desde el móvil?
Sí, el portal se construye pensando en eso porque es donde de verdad se gana: la foto de la factura hecha en el momento llega mucho antes que el sobre de final de trimestre. Lo que entra queda asociado al cliente y al periodo, listo para que lo trabajéis.
¿Podemos usarlo también para montárselo a nuestros clientes?
Es una conversación que tenemos a menudo y la respuesta es que sí. El módulo de facturación de la segunda captura es exactamente el que acaba usando una pyme, y hay despachos que lo ofrecen a su cartera. Si ése es el plan, dilo en el formulario y lo presupuestamos contando con ello.