Documentos automáticos
El contrato sale de un Word que alguien copia del anterior y le cambia los nombres
Mientras el documento se monte a mano, llevará el nombre del cliente de antes en el párrafo cuarto. No por descuido: porque copiar y sustituir es un método que falla una de cada veinte veces.
Describir lo que necesitoLo que se rompe al montar papeles a mano
El dato se teclea dos veces
El NIF está en la ficha y alguien lo vuelve a escribir en el contrato. A partir de ahí hay dos NIF y uno de los dos acabará siendo el equivocado.
Y el documento acaba en un escritorio
Se guarda en la carpeta de quien lo hizo, con el nombre que a esa persona le pareció. Dos años después nadie encuentra el contrato firmado y hay que pedírselo al cliente.
Por qué el segundo documento es casi gratis
El primer documento lleva el grueso del trabajo porque hay que decidir de dónde sale cada dato. El segundo y el tercero cuestan una fracción. Por eso compensa plantear los tres o cuatro documentos de golpe en vez de uno al trimestre.
Dinos qué papeles montáis a mano
Cuenta qué documentos se preparan copiando el anterior, cuántos salen al mes y de dónde se sacan los datos. Con eso sale el dibujo y lo que valdría.
Dos dudas sobre montar papeles solos
¿Puede salir en Word para poder retocarlo?
Puede, y conviene pensar si interesa. En cuanto el documento se retoca a mano deja de ser cierto que lo que firmó el cliente coincide con lo que hay en el programa. Lo habitual es sacar el PDF cerrado y dejar un hueco previsto para lo que de verdad varía.
¿Y si cada cliente quiere su formato?
Eso no es este módulo: es el de plantillas, y se resuelve ahí teniendo varias. Aquí lo que se construye es la fábrica —de dónde salen los datos, cuándo se monta y dónde queda—, que es lo mismo sirva el molde que sirva.