Entra un socio
Entra un socio y desde el mes que viene alguien lee vuestros números
Hasta ahora el cierre salía cuando salía y el detalle lo tenía uno en la cabeza. Desde la entrada hay una fecha, un formato y una pregunta que antes no se hacía: de dónde sale exactamente esta cifra.
Describir lo que necesitoLo que cambia cuando el número sale de casa
Cerrar a fecha fija cambia el mes entero
Si el informe tiene que estar el día diez, las facturas de proveedor no pueden llegar el veinte. El cierre deja de ser una tarea de contabilidad y se convierte en un calendario que obliga a compras, a almacén y a comercial.
Toda cifra tiene que poder abrirse
La pregunta que llega no es si el número está bien, es de qué está hecho. Poder bajar del total a las facturas que lo componen, en la misma pantalla, convierte una reunión de dos horas en una de veinte minutos.
El presupuesto de poder contestar en veinte minutos
Una empresa en la que acaba de entrar un socio suele estar en el tramo de cincuenta a doscientas personas, y lo que se construye son varios módulos: el cierre, el presupuesto contra real y el desglose. Si ya tenéis la operativa resuelta y sólo falta la capa de reporting, baja el alcance a un módulo.
Contadnos qué os han pedido
Lo más concreto que podéis contar es qué informe os piden, con qué periodicidad y para qué día. De ahí sale casi todo lo demás.
Dudas de quien acaba de dar entrada a un socio
¿Se puede cerrar el día diez con lo que tenemos?
Depende de cuándo llegan las facturas de proveedor, que es lo que casi siempre manda. Se suele resolver con una fecha de corte para compras y una provisión para lo que llega tarde. Es un cambio de hábito más que de software, pero el software es lo que lo hace visible.
¿Hace falta cambiar la contabilidad?
Normalmente no, pero sí hace falta que el dato operativo y el contable se puedan atar. Si la venta vive en un sitio y el asiento en otro sin referencia común, el desglose hay que hacerlo a mano cada mes, y eso es lo que no aguanta un cierre con fecha.