Puntos de encuentro
Dos visitas a las once y una sola sala con dos puertas
Lo que organiza un punto de encuentro son minutos y puertas: quién entra por dónde, a qué hora exacta se entrega y se recoge, y en qué sala está cada visita sin que nadie se cruce con nadie.
Describir lo que necesitoDos cosas que una agenda de salas no cubre
La hora se mide en minutos, no en franjas
La entrega y la recogida son dos momentos concretos y hay que dejarlos escritos tal y como ocurrieron. Una franja de una hora no sirve para eso, y la hoja de papel tampoco.
Cada visita cuelga de un documento
No hay citas sueltas: hay visitas con un documento detrás, con sus fechas y su vigencia. Si eso vive en una carpeta, el calendario se monta sin saber qué sigue vigente.
Qué pide el sistema de un punto de encuentro
Un equipo de cuatro a diez personas con varias salas y fines de semana cubiertos: el tramo pequeño alcanza para un punto con dos sedes.
Dinos cómo repartís las salas
Cuenta cuántas salas tenéis, cuántas visitas por tarde y cómo separáis las esperas. Sale el esquema.
Dos preguntas de coordinación de sala
¿Se pueden apuntar las horas en el momento?
Sí, desde una tableta en la propia puerta: se marca la entrega y la recogida con el minuto en que ocurren y queda cerrado. Lo escrito más tarde no se puede hacer pasar por lo de entonces, porque el sistema guarda cuándo se escribió cada cosa y si después se modificó.
¿Y los informes?
Se montan con lo que se fue anotando durante las visitas, así que el lunes no se escribe de memoria: se revisa, se completa y sale. Queda la fecha de salida, una copia y quién lo firmó. Qué contenga y a dónde vaya lo decidís vosotros: nosotros no ponemos ni una palabra ahí.